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大众文化委员会标志
生态馆的户外表演
首页 / 关于 / 合同 / 常见问题

经常问的问题

请联系 合同主任 如果您有任何问题或意见,请致电 617-858-2711。

为什么我今年还要再签合同?我以为我的组织获得了多年资助。
即使您的组织获得了多年拨款,马萨诸塞州联邦的合同程序也要求您在大众文化委员会的年度预算拨款后每年签署一份新合同。除了您的合同外,您的组织可能还需要每年提交一份临时陈述报告和/或最终报告。但是,多年资助确实可以使您的组织免于每年的申请和审查过程。

我们如何收到我们的赠款?
要收到您的钱,您必须将完整的合同包退还给大众文化委员会。一旦我们收到合同包,如果补助金低于 5,000 美元,我们将全额支付您的补助金。如果您的赠款为 5,000 美元或更多,我们将在收到您的合同包时向您支付赠款的 80%。在您提交最终报告后,将支付最后 20% 的赠款。 我们项目的最终报告截止日期.

什么是奖励包?
奖励包是您获得大众文化委员会拨款的正式通知。它包含您的奖励信、合同、合同说明和管理您的赠款所需的其他表格。

什么是合同包?它如何影响我的补助金支付?
合同包包含奖励包中的表格,您可以将这些表格返回给大众文化委员会以开始支付您的赠款。下面列出了您可能需要返回大众文化委员会的表格。如果您将合同包退还给大众文化委员会时,其中缺少下列任何一项,您的补助金支付将被延迟。大众文化委员会只会在合同包完成后才发放您的补助金。

一个完整的合同包可能包括以下内容:

  • 第 1 页 — 标准合同:第 1 页列出了有关拨款的所有相关信息。此页面需要签名并注明日期。
  • 附件 A — 服务范围
  • 附件 B — 附加服务范围:此附件包含与您的资助特别相关的更详细的合同语言。
  • 附件 C — 预算:您的项目或组织的当前预算必须附在合同中。预算必须包括支出和收入。
  • 附件 D — 信用和宣传协议:此表格必须由贵组织的首席行政官和贵组织的宣传负责人签署。
  • 承包商授权签名验证表:该表必须由所有拨款接受者填写。
  • W-9 表格:如果您是第一次获得资助,或者您的姓名、地址或纳税人识别号自上次收到大众文化委员会付款以来发生了变化,则必须填写此表格。请参阅下面有关 W-9 表格的更多信息。
  • 电子资金转账表 — 可应要求提供 财政司

当我已经在申请中提交了预算时,为什么我必须在合同中提交预算?
您随申请提交的预算反映了您在准备申请时的收入和支出预测——通常是在您被要求签署合同之前的 6-8 个月。通过在执行合同时要求更新预算,我们确保收到与您的赠款相关的最新财务信息。更新的预算是您完成的合同包的必要组成部分。

收到付款需要多长时间?
一旦我们收到您完成的合同包,如果自上次收到大众文化委员会的付款以来,您组织的名称或地址没有发生变化,则需要 4 到 6 周的时间来生成付款。如果发生任何变化或者您是新的资助接受者,则可能需要额外的 2 周时间。新的赠款接受者需要填写 W-9 表格和电子资金转账表格 (EFT),然后我们才能生成您的付款。请参阅下面有关 W-9 表格的更多信息。

有没有办法检查我的付款是否已处理?
是的,付款时间表信息和付款历史可通过该州的网站获得 //massfinance.state.ma.us/vendorweb/vendor.asp.要访问付款信息,您需要输入供应商代码以及社会保险号(个人)或税号(组织)的最后四位数字:

  • 对于个人和组织:您的供应商代码是州分配的编号。它可以在您的合同第一页的“供应商代码”标题下找到。如果此号码丢失或不正确,或者您需要其他帮助,请联系 合同主任.请注意,如果您是新的资助接受者,则尚未分配此号码。
  • 在稍后的屏幕上,您将被要求提供大众文化委员会的三个字母的州代码,即“ART”。

你不能让你的表单更加用户友好吗?
合同包中的许多表格是由国家审计长办公室生成的,不能更改。如果您对如何使我们的说明更易于使用有任何建议,请联系 合同主任.

您所说的“匹配”要求是什么意思?
大众文化委员会授予的大多数赠款都有匹配要求。匹配要求意味着大众文化委员会要求您的组织投入自己的资源(现金和实物商品和服务)来支持拨款中概述的活动。大众文化委员会计划的匹配要求从 1:1 匹配(每美元大众文化委员会 1 美元的资源)到 4:1 匹配(每美元大众文化委员会 4 美元的资源)。例如,3,000 美元的赠款和 1:1 的匹配导致赠款活动总计 6,000 美元:3,000 美元大众文化委员会赠款加上您自己的收入和支出 3,000 美元。

您可以在合同的第二页找到补助金的匹配要求。

请注意:

  • 您不能使用一个项目的大众文化委员会拨款来匹配另一个项目的大众文化委员会拨款。例如,根据地方文化委员会计划分配的资金无法匹配 YouthReach 赠款等。

什么是最终报告?
最终报告总结了特定时间段内与赠款相关的财务和计划活动。您的补助金涵盖的期限可以在合同的第 1 页上找到。最终报告使我们能够核实您从大众文化委员会获得的赠款是否按照计划指南进行了支出和匹配。此外,我们使用最终报告中的人口统计和财务信息向我们的资助者——联邦公民、州立法机构和国家艺术基金会报告。

我正在填写我的最终报告。您所说的实物商品和服务是什么意思?
“实物”是指捐赠的商品或服务。您无需付费的任何商品或服务均被视为实物。免费排练空间、捐赠的艺术用品或无偿顾问服务都是实物商品和服务的例子。在许多情况下,根据赠款的匹配要求,您可以将这些实物商品和服务的估计成本应用于匹配。以下对实物商品和服务的限制适用:

  • 您为比赛申请的捐赠商品或服务必须与赠款中概述的活动的执行和完成严格相关。
  • 对于某些计划,最多 50% 的所需匹配可以由实物商品或服务组成。例如,3,000 美元的赠款与 1:1 的匹配可以通过以下方式进行匹配:
$3,000 大众文化委员会拨款
$1,500 来自受助人的现金(现金匹配)
$750 捐赠排练场地(实物比赛)
$750 无偿法律服务(实物匹配)
=
$6,000 赠款产生的总收入和支出

注意:在上面的例子中,3,000 美元的匹配要求包括 50% 的现金和 50% 的实物商品和服务。在我们所有允许实物商品和服务的匹配场景中,实物匹配永远不会超过您总匹配的 50%,但现金总是可以占您总匹配的 50% 或更多(即 75% 现金,25 % 实物)。

我的赠款需要匹配。我怎么知道我的匹配要求是什么?
可以在合同的第 2 页上找到与您的赠款相匹配的项目。请注意:地方文化委员会赠款或其他大众文化委员会赠款不能用作比赛的一部分。

什么是 W-9 表格?
此表格会影响大众文化委员会与您或您的组织签订合同并向其付款的能力。所有个人、合伙企业、非营利组织和公司都必须向大众文化委员会提交一份 W-9 表格。

W-9 表格

  • 下载 W-9 表格.
  • W-9 表格用于将您或您组织的纳税人识别号放在州供应商文件上,以用于汇款和报税目的。
  • W-9 需要法定姓名、法定地址和汇款地址。如果您是个人,则法定地址是您的家庭住址,如果您代表一个组织,则是您的家庭办公室地址。汇款地址是您希望将一般信息和税务信息发送到的位置。
  • 如果您是接受大众文化委员会资助的个人,纳税人识别号就是您的社会安全号码。
  • 如果您代表接受大众文化委员会拨款的组织,纳税人识别号是该组织的联邦雇主识别号。
  • 填写 W-9 时,请记住邮政信箱不能作为您的法定地址。

请注意:

  • 如果您或您的组织在过去两年中获得了大众文化委员会的资助,那么您很可能在主计长办公室存档了 W-9。
  • 如果您或您的组织更改了您的法定姓名、法定地址或汇款地址,则您必须填写新的 W-9,并在您的信笺抬头(如果有)上填写一份声明,说明变更的性质。

不幸的是,此表格中缺少、不正确或过时的信息很可能会延迟您的合同的批准并拖延您的付款。

什么是电子资金转账?
电子资金转账 (EFT) 是直接存入您/您组织的银行账户。 EFT 现在是 强制的.签发支票不再是合同付款的一种选择。您需要填写 电子资金转账 (EFT) 表格 在您的奖励包中找到。一旦表格返回给我们,激活 EFT 帐户需要四到六周的时间。必须以书面形式要求对已建立的 EFT 帐户进行任何修改,并且必须提交新的 EFT。

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